Blogas

Mes rašome

Komunikacijos svarba LEAN kelionėje

2019-01-11
Komunikacijos svarba LEAN kelionėje

Vilmos Nasteckienės pokalbis su UAB TRUKMĖ vadove Daiva Prekevičiene. UAB TRUKMĖ, kurioje dirba 208 darbuotojai, prekiauja baldinėmis plokštėmis ir furnitūra, bei teikia plokščių apdirbimo paslaugas. Pokalbis apie tai, kaip surasti tinkamą būdą abipusei komunikacijai tarp darbuotojų ir vadovų einant LEAN keliu.

Daiva, žinau, kad sprendimas pasikviesti IMPROVEMENT komandą ir vystyti holistinę LEAN vadybą jūsų įmonėje nebuvo labai lengvas. Pasidalink, kaip priėmėte tokį sprendimą? Ką Tau pačiai asmeniškai reiškia šitas sprendimas?

- Pastaruosius keletą metų daug mokėmės, diegėme daug įrankių ir metodų, įgyvendinome įvairius projektus, sprendėme problemas ir vis tiek gesinome „gaisrus“. Mano „kodėl“ LEAN vadybai labiausiai ir buvo dėl holistikos. Regis dirbame su paprastais dalykais, bet jie tampa kasdieniniais įpročiais. Mūsų situacija labai primena namų tvarkymą - jeigu tvarką darai vieną kartą metuose, bet kasdien neprižiūri, tai ir nebus ilgalaikės tvarkos.

Dažnai, išbandę vieną ar kitą įrankį, mes jį numesdavom. Nebūdavo darbuotojų įsitraukimo - girdėdavome juos sakant „nieko čia nesigaus, bet jei liepė, tai aš ir padarysiu, o kaip bus, tai žinokitės“. O paklausę jų nuomonės, po kiek laiko išgirsdavom: „Taigi sakėm, kad niekas čia nepasikeis“.

Reikėjo kažko, kas padėtų sujungti tuos visus gerus įrankius ir metodus, padėtų keisti įpročius, auginti darbuotojų įsitraukimą. Jeigu pokytį daro visa komanda, o ne vienas vadovas, kuris tiesiog "nuleidžia" sprendimus, natūraliai po truputį atsiranda disciplina, aiškumas ir pasitikėjimas.

Pirma žinutė turi ateiti iš pagrindinio vadovo. Jei vadovas bus nuošalyje, žmonės nepatikės.

Kaip tokioje situacijoje pavyko pralaužti nepasitikėjimą ir suburti komandą?

- Yra du esminiai dalykai: vadovo pavyzdys ir komunikacija. Pirmiausiai vadovas turi parodyti pavyzdį darbuotojams, kad jam tai yra labai svarbu. Jeigu mes nusprendėme kažką daryti, turime būti pavyzdžiu. Na, kad ir susirinkimai - jeigu vadovas vėluos, ar net neateis, nereikia net tikėtis, kad darbuotojų požiūris bus kitoks, kad jie įgyvendins LEAN patys. Taip nebus, kad darbuotojai LEAN darys, o vadovas žiūrės iš šono.

Mes - vadovai - kartais skundžiamės, kad darbuotojai neteikia pasiūlymų. Mano manymu, darbuotojai dažnu atveju tiesiog nemato galimybių teikti savo siūlymus, ar netiki, kad jų pasiūlymai bus išgirsti. Na ir dirba tada nepatenkinti, nusivylę, nes galvoja, kad niekas niekada nesikeis į gerą, Gal darbuotojas vieną kartą, antrą kartą pasakė ir nieko neįvyko. Ypač demotyvuoja, kai darbuotojų negirdi jų tiesioginiai vadovai.

Komunikacija yra tikrai labai svarbi įgyjant pasitikėjimą, kad žmonės nebijotų LEAN nešamų pokyčių, tikėtų, kad bus geriau ir jaustųsi saugūs.

Kitas svarbus dalykas - aiškiai ir nuosekliai paaiškinti, kas yra LEAN, kaip bus vystoma vadyba. Komunikacija niekada nesibaigia. Nėra taip, kad pasakei, kad diegsime  LEAN ir pamiršai. Komunikacija turi būti periodiška. Darbuotojai domisi, kas vyksta, mato pavyzdį, kaip kolegos įsitraukia, tada pradeda galvoti, kad ir jie kitą kartą įsitrauks.

Yra du esminiai dalykai: vadovo pavyzdys ir komunikacija. Pirmiausiai vadovas turi parodyti pavyzdį darbuotojams, kad jam tai yra labai svarbu. Jeigu mes nusprendėme kažką daryti, turime būti pavyzdžiu. Na, kad ir susirinkimai - jeigu vadovas vėluos, ar net neateis, nereikia net tikėtis, kad darbuotojų požiūris bus kitoks, kad jie įgyvendins LEAN patys. Taip nebus, kad darbuotojai LEAN darys, o vadovas žiūrės iš šono.

Taip, gana greitai pamatėme, kad darbuotojams reikia saugumo, aiškumo ir to platesnio įmonės matymo. Vienas pirmųjų jūsų veiklos tobulinimo projektų kaip tik ir buvo tiesiogiai susijęs su komunikacija.

Gal gali papasakoti apie jį plačiau?

- Šis projektas atsirado dėl dviejų pagrindinių priežasčių. Turėjome labai aiškią žinutę iš mūsų darbuotojų NPS‘o tyrimo, kad trūksta komunikacijos. Net pačių pirminių mokymų pertraukos metu nedalyvaujantys darbuotojai klausinėjo: "kas čia vyksta, kodėl manęs neįtraukėte?". Iš kitos pusės, pradėję studijuoti savo END-TO-END kliento kelionę ir joje esančias kliūtis, supratome, kad tikrai įmonėje trūksta žinojimo, ką mes visi darome ir kas iš to bus. Kol nėra šito matymo, apie darbuotojų įsitraukimą galime tik pasvajoti.

Į projekto grupę subūrėme personalo, rinkodaros, pardavimų vadovus ir atstovus iš gamybos ir sandėlio. Pradėjome nuo ėjimo į gemba pas darbuotojus, klausėme, ką darbuotojai žino apie LEAN ir įmonės strategiją, kaip gauna informaciją apie įmonėje vykstančius procesus bei pokyčius. Buvome labai nustebę, kad nors darbuotojai daug ko nežino, bet yra labai geranoriški ir nori žinoti.

Toliau mes aiškinomės kokiu būdu, per kokį kanalą, geriausiai žmonės galėtų gauti reikalingą informaciją. Nes jeigu yra nepatogu, kaip ir darbo priemonė, tada tiesiog nenaudos. Pirmas atradimas buvo, kad informavimas elektroniniu paštu neveikia. Visada galvojome, kad būtent elektroniniu paštu žmonėms galime viską siųsti ir jie taip viską sužinos. Deja, dėl didelio informacijos srauto, elektroninio pašto žinutės tikslo nepasiekia. Analizavome ir Facebook panaudojimo galimybes, įmonės laikraščio pasiekiamumą, susirinkimus ir skelbimų lentas, kurios yra mūsų poilsio vietose. Pastarąsias darbuotojai mato, jie sako „aš ten visada perskaitau, kas yra naudinga, ką reikia susižinau“. Tokiu būdu priėjome prie dviejų komunikacijos kanalų: susirinkimai ir skelbimų lentos.

Kaip naujai pamatėte save, kaip vadovus, pradėję keisti savo komunikaciją su darbuotojais? 

- Komunikacija, kaip ir holistinis LEAN, turi būti visuma. Negali tik pakabinti plakatą, jog mes diegiamės LEAN. Supratome, kad su žmonėmis reikia dar daugiau kalbėtis ir juos išgirsti. Kuo aiškiau bei daugiau pasakai žmonėms, kas ir kodėl vyksta, tuo daugiau gauni jų efektyvumo, darbingumo, įsitraukimo ir pasiūlymų, ką padaryti kitaip, patebėjimų, kas yra tobulintina. Buvome labai nustebę, kad žmonės nori susirinkimų. Jie nori ne tik pasiskaityti, bet nori ir gyvo bendravimo. Kasdieniniuose susirinkimuose prie LEAN lentos kalbame apie problematiką ir rodiklius. Komunikacijos susirinkimuose darbuotojai sužino savo, kitų padalinių ir visos įmonės rezultatus. Sužino, kokie numatomi pokyčiai ir patvirtinti nauji projektai. 

Ką pasakytum tiems skeptikams, kurie sako, kad komunikacija yra visiškas laiko švaistymas, reikia tiesiog eiti ir daryti. Žmonės savaime tuo patikės, kai pradės matyti pokyčius.

- Gal ir patikės, bet gal ir nepatikės. Tačiau, kad tai laiko švaistymas, tai tikrai nepritariu. Gal kaip tik sakyčiau, kad nekomunikuoti yra laiko švaistymas, nes tokiu būdu kelias yra ilgesnis. Žmonės susikuria savo istorijas ir taip žinutės apauga gandais. Aš manau, kad tada, kai tu nori kreivą komunikaciją ištaisyti, tada dar daugiau laiko prarandi. Tada jau reikia papildomai kalbėti, aiškinti ir paneigti iškraipytą informaciją. Tikrai yra žymiai efektyviau ir teisingiau iš karto aiškiai komunikuoti ir tai sutaupo laiko.

Kalbant iš savo patirties, tvirtai tikiu, kad pirma žinutė turi ateiti iš pagrindinio vadovo. Jei vadovas bus nuošalyje, žmonės nepatikės. Pagrindinis vadovas pats turi tikėti, o ne laukti, kol kažkas ateis ir įdiegs. Yra tekę girdėti tokių pavyzdžių. Tada arba labai ilgas kelias bus, arba vyks tik gal kokie 50 proc. pokyčio.



<< Atgal